کایزن (به ژاپنی) ، به معنای بهبود یا تغییر دائم برای رسیدن به نتیجه ای بهتر و به فلسفه ای اشاره دارد که در آن تمرکز بر روی بهبود مستمر فرایند تولید ، مهندسی یا مدیریت کسب و کار است .
- همه عملکرد ها را به طور مستمر بهبود می بخشد و همه کارمندان از جمله مدیر عامل اجرایی تا کارگران خط مونتاژ را شامل می شود.
- کایزن در فرایند های خرید و لجستیک ، که محدوده سازمانی را به زنجیره تامین می رساند به کار گرفته می شود.
- کایزن با بهبود فعالیت ها و فرایند های استاندارد تلاش می کند اتلاف را از بین ببرد.
- اصل بهبود مستمر از قواعد اصلی چرخه کایزن به شمار می رود. در واقع بر اساس این سیستم ، تغییرات مثبت کوچک و مداوم می تواند پیشرفت ها و موفقیت های قابل توجهی ایجاد کند.
پیام استراتژی کایزن این است که :
(( حتی یک روز هم بدون ایجاد تغییر و بهبود در یکی از بخش های سازمان ، نباید بگذرد.))
- در این استراتژی ، تمامی کارکنان سازمان برای دستیابی به بهبود های افزایشی و منظم در فرایند تولید همکاری می کنند. به بیان دیگر این استراتژی با ترکیب استعداد های درون یک سازمان ، موتور قدرتمندی برای پیشرفت ایجاد می کند .
- چتر کایزن مواردی مانند مشتری گرایی ، کنترل کیفی ، اتوماسیون اداری و سیستم پیشنهادات را پوشش می دهد .
- بر روی تغییرات تدریجی در فرایند ها تاکید می کند و در مقایسه با سایر روش های تحول سازمانی مانند مهندسی مجدد فرایند ها (bpr) که تغییرات سریع و کلی را مدنظر قرار می دهد ، بسیار کم هزینه بوده و منابع زیادی را مصرف نمی کند .
*اقدامات اساسی برای پیاده سازی استراتژی کایزن*
– کلیه فعالیت هایی که هزینه بر هستند و در راستای رضایت مشتری ، ارزشی ایجاد نمی کنند باید حذف شوند.(MUDA)
– کلیه فعالیت هایی که به شکل دیگر و در جایی دیگر به صورت موازی انجام می شوند باید تلفیق شوند. (MURI)
– فعالیت هایی که برای تکمیل ، بهبود و افزایش سطح کیفی محصولات و خدمات لازم هستند باید به فعالیت های سازمان اضافه شوند. (MURA)
-بنابراین می توانیم این چرخه را در سه اصل حذف ، ترکیب و تغییر خلاصه کنیم که این اصول را لیست مودا (MUDA LIST) می نامند.
– مودا (MUDA) چیست؟ هر فعالیتی که برای سازمان ها هزینه ایجاد کند اما ارزش افزوده تولید نمی کند . به بیان دیگر مجموعه فعالیت هایی است که از نظر مشتری فاقد ارزش است و او تمایلی به پرداخت بابت آنها ندارد .
موارد زیر از مصادیق مودا محسوب می شود :
1-اشتباهاتی که باید اصلاح شوند.
2-آرشیوکردن ها و ذخیره کردن های غیرضروری
3-جا به جایی غیرضروری نیروی انسانی در سازمان ها
4-جا به جایی های غیرضروری ماشین آلات و تجهیزات مانند حمل و نقل بیهوده مواد و قطعات
5-تولیدات اضافی مانند کالاهایی که فروش نرفته و روی هم انبار شده اند.
6-جمع آوری و ثبت اطلاعات اضافی و تکراری
7-مراحلی در کار که وجود آنها ضرورت چندانی ندارد مانند بازرسی های غیرضروری
8-پیچیدگی روش های انجام کار که احتمال بروز خطا را افزایش می دهد
9-کالاها و خدمات نامطلوبی که نمی توانند به نیاز مشتری پاسخ دهند.
“پیاده سازی کایزن در سازمان از طریق چرخه دمینگ یا PDCA امکان پذیر است.”
چرخه دمینگ توسط دکتر دمینگ مطرح شد و شامل چهار مرحله برنامه ریزی ، اجرا ، بازرسی و اصلاح است .
*برای پیاده سازی و اجرای کایزن باید مراحل زیر طی شود :
1-منطقه هدف را انتخاب کنید.
2-تیم کایزن را ایجاد و ساماندهی کنید.
3-در منطقه هدف ، داده ها و اطلاعات آماری لازم را با کمک اعضای گروه جمع آوری و بررسی کنید.
4-اعضای تیم را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزار های بهبود آشنا کنید.
5-نظام آراستگی (5S) را انجام دهید.
6-موارد اتلاف (MUDA) را شناسایی و فهرستی از آن تهیه کنید.
7-علل اتلاف را در منطقه نمونه تحلیل و بررسی کرده و راه حل هایی را با استفاده از کارگروهی بدست آورید.
8-راه حل های قوی تر و عملی تر انتخاب کنید.
9-هرگونه حرکات و تغییرات فیزیکی را که در ناحیه هدف لازم است بدون اتلاف وقت انجام دهید.
10-بهبود های صورت گرفته را به صورت استاندارد درآورید.
11-پیشرفت و موفقیت های بدست آمده را به اطلاع سایر همکاران برسانید.
12-نتایج بدست آمده را بررسی ، تحلیل و ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی بتوانید از آن ها استفاده کنید.
13-پروژه جدیدی را آغاز کنید.
*برای پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم کایزن ، موارد زیر را در نظر داشته باشید :
- آموزش : آموزش مداوم ، ارتقای دانش و مهارت های مدیران و کارکنان را به دنبال دارد و نتیجه این امر بهبود مستمر است .
- انگیزش : از آنجا که هر تغییری در ابتدا با مقاومت رو به رو می شود در صورتی که برای پذیرش تغییرات در میان کارکنان ، انگیزه ایجاد کنید آنها کمتر مقاومت می کنند و تغییرات را راحت تر می پذیرند.
- نظام پیشنهادات : از یک سو بهترین پیشنهادات و از سوی دیگر اصلی ترین معایب و مشکلات ، از طرف پایین ترین رده های سازمانی ارائه می شود . سیستم کایزن بر اساس پاداش های مادی و ارزش گذاشتن به تلاش افراد برای بهبود نظام و پیشنهادات اجرا می شود .
*اصول مدیریت کایزن چیست؟
– نگویید چرا این کار انجام نمی شود راهی برای انجام آن پیدا کنید .
– از وضعیت موجود راضی نباشید باور داشته باشید که شرایط می تواند بهتر شود .
– به جای نگرانی و ناراحتی بابت مشکل ایجاد شده ، سعی کنید هر چه سریع تر آنها را حل کنید .
– همیشه برای حل مشکلات از داده ها و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید .
– سعی کنید برای حل مشکلات به محل وقوع مراجعه کنید . رصد و کنترل مشکلات و نقایص از راه دور چندان کارآمد و موثر نیست .
– برای حل مشکلات از سایر همکاران خود کمک بگیرید و از خرد جمعی استفاده کنید .
– هر جا اشتباه کردید مسئولیت آن را بپذیرید و اشتباه خود را جبران کنید .
– اگر حدود 60% نسبت به تحقق هدف خود مطمئن هستید همین حالا دست به کار شوید .
– برای حل مشکلات هر جا که امکان دارد اختیار عمل را به زیر دستان خود واگذار کنید .
– هیچوقت به دنبال مقصر نگردید .
– هیچوقت عجولانه قضاوت نکنید .
– ارتباط دستوری از بالا به پایین ، مشکلات را عمیق تر و پیچیده تر می کند بنابراین مدیران باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دوجانبه داشته باشند .
– بر روی فعالیت هایی تمرکز کنید که برای کسب و کار شما ارزش افزوده ایجاد می کنند .
– حضور یک مدیری موفق به خوبی باید احساس شود ، پس وظیفه مدیریت را تنها به سخنرانی محدود نکنید .
– به یاد داشته باشید 5S پایه اصلی تولید محصولات و خدمات باکیفیت است .
– سعی کنید مشکلات محیط کار را بر اساس الگوی کار گروهی حل کنید .
– کاهش و حذف مودا (اتلاف)یک فرایند تمام نشدنی است از انجام آن خسته نشوید .
*مزایای کایزن چیست ؟
– با این استراتژی شما بیشتر می دانید و قادر هستید کارهای بیشتری انجام دهید و وجودتان سودمند خواهد بود .
– میتوانید ظرفیت توانایی های خود را کامل کنید در واقع این سیستم شما را به پتانسیل واقعیتان نزدیک می کند .
– به دلیل داشتن اطلاعات بیشتر می توانید بهتر قضاوت کنید و تصمیمات بهتری بگیرید .
– از شما فردی متفکر و خلاق می سازد و آینده ی کسب و کار شما را تامین می کند .
– با سیستم کایزن همه افراد در برابر فرایند کلی کار احساس مسئولیت می کنند .
*چه کار کنیم که کایزن برای ما مفید باشد؟
– برای انجام فعالیت ها به دنبال راه های بهتری باشید مثلا زمانی که سرتان خلوت تر است کارها را اولویت بندی کرده و به پیدا کردن بهترین راه های ممکن برای انجام آنها فکر کنید .
– چند ساعت در هفته را به مرور کارها اختصاص دهید . به این ترتیب می توانید از آنها فاصله گرفته و راحت تر تحلیل و قضاوت کنید .
– می توانید برای ردیابی کارها از اپلیکیشن هایی مانند Rescue Time استفاده کنید .
– وقتی برای بهتر انجام دادن کارها و افزایش بهره وری راهکار مناسبی پیدا کردید ، زمانی را هم به تحقیق و بررسی راجع به آن اختصصاص دهید و ببینید با استفاده از این کار در زمانتان صرفه جویی می شود یا نه ؟
– اگر به صورت گروهی کار می کنید حتما از انتقادات ، پیشنهادات و بازخورد های همکارانتان استقبال کنید .
(( تغییرات را آهسته و با قدم های کوچک شروع کنید چون استراتژی کایزن بر همین اصل استوار است ))
کایزن به کاهش ضایعات ( MUDA) کمک می کند عملیات را کارآمد تر و مرتبط و بدون خطا می کند ، مشتریان را راضی نگه می دارد و در نهایت بازده را بهبود می بخشد . هدف اصلی کایزن کاهش خط زمانی از دریافت سفارش تایید شده تا زمانی که وجه نقد با حذف فعالیت های غیر ارزش افزوده (NVA) جمع آوری می شود ، است .
*کایزن شامل پنج اصل کلیدی است :
1-مشتری خود را بشناسید .
2-اجازه دهید جریان پیدا کند .
3-به گامبا ( یا مکان واقعی ) بروید .
4-مردم را توانمند کنید .
5-شفاف باشید .
منجر به سه نتیجه اصلی می شود : حذف ضایعات ( که به عنوان کارایی اقتصادی شناخته می شود ) ، روش خوب کارخانه داری و استاندارد سازی .
*ابزار های اصلی کایزن چیست؟
بسته به هدف از ابزار های مختلفی استفاده می کند به عنوان مثال ، ابزار 5S اغلب در تولید ناب و برای اطمینان از کارآمد ، سازنده و ایمن بودن محل کار استفاده می شود .
کایزن از الزامات استاندارد 5S شامل ( چه ، کی ، کجا ، چرا و چه کسی ) به عنوان ابزاری برای آشکار کردن علت اصلی یک مشکل استفاده می شود .
*شش مرحله مهم برای پیاده سازی استاندارد کایزن بر مبنای بهبود مستمر :
1-بهبود مستمر
2-کارمندان را درگیر کنید
3-مشکلات را پیدا کنید
4-راه حل را مستند کنید
5-نتایج را تجزیه و تحلیل کنید
6-اخذ گواهینامه کایزن
